Fiscaal zakelijk
Artikel Column 'Zicht op' april 2019
Ondernemers moeten van alles betreffende hun bedrijf … naar de eisen van dat bedrijf op zodanige wijze een administratie voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze bewaren dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken. De ondernemer die deze in de wet verankerde boekhoud- en bewaarplicht niet naleeft kan rekenen op problemen met de Belastingdienst.
Bijvoorbeeld het exploiteren van een cafetaria / restaurant en de gevolgen. Na een boekenonderzoek stelde de inspecteur dat de wettelijke administratie- en bewaarplicht niet werd nageleefd, omdat de detailgegevens uit het geautomatiseerde bestel- en kassasysteem niet volledig en niet op de juiste wijze zijn bewaard. Er werd gesteld dat er niet aan die verplichting kon worden voldaan, omdat het kassasysteem niet de mogelijkheid had om de detailgegevens digitaal te bewaren na het tijdstip waarop een dag overzicht was gemaakt. De inspecteur stelt dat mankement vast bij een informatiebeschikking. De ondernemer gaat in beroep tegen die beschikking. De Rechtbank stelde voorop dat in beginsel elke vastlegging in een onderneming tot de administratie behoort en daarom bewaard moet worden. In de onderneming van belanghebbende werd nagenoeg de gehele omzet in contanten betaald. In die situatie moeten alle detailgegevens in het bestel- en kassasysteem worden bewaard. Dat was in de berechte situatie niet gebeurd. Belanghebbende had de papieren kassarollen van het restaurant niet bewaard, de papieren kassarollen van het cafetaria wél: voor elk jaar een grote taartdoos vol met ongeveer 25 kassarollen, elk vele tientallen meters lang, soms wel, soms niet leesbaar. De Rechtbank besliste dat de detailgegevens van belang konden zijn voor een juiste belastingheffing. Dat het kassasysteem onvoldoende mogelijkheden bood om die gegevens te bewaren, kwam voor rekening en risico van belanghebbende. De wél bewaarde gegevens – de leesbare kassarollen van het cafetaria – waren onvoldoende om een goede en efficiënte controle mogelijk te maken. Deze gegevens betroffen slechts een deel van de omzet, zodat geen betrouwbare conclusies konden worden getrokken over de volledigheid van de omzetverantwoording. Bovendien was een controle van de kassarollen niet binnen een redelijke termijn mogelijk. Het maken van een verbands- controle tussen inkoop en verkoop aan de hand van die kassarollen was zo arbeidsintensief dat de controletermijn, gelet op de omvang van de onderneming, onredelijk lang zou worden. De Rechtbank handhaafde de beschikking.
Wees gewaarschuwd en geef de bewaarplicht de nodige aandacht.