Fiscaal zakelijk
Column 'Zicht op' maart 2017
Het urencriterium is de sleutel tot veel belastingvoordeel. De ondernemer die in een kalenderjaar tenminste 1.225 uur én – als hij geen starter meer is – meer dan de helft van de voor werkzaamheden beschikbare tijd in en voor zijn onderneming werkt heeft recht op meerdere aftrekposten. Denk aan de zelfstandigen- en startersaftrek, de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk, de meewerkaftrek, toevoegingen aan de oudedagsreserve, enz.
Die aftrekposten zijn goed voor duizenden euro’s aan belastingvoordeel. De ondernemer die dat voordeel niet wil mislopen, moet – kunnen – aantonen dat hij aan het urencriterium voldoet. Hij moet tijdschrijven, een urenregistratie opstellen die zijn werkelijke tijdsbesteding weergeeft. Bij een achteraf opgestelde urenspecificatie gaat dat vaak mis, zo blijkt uit inmiddels vele rechterlijke uitspraken. Als een ondernemer genoeg investeert in een adequate urenregistratie om in aanmerking te komen voor de ondernemersaftrek, die van week tot week, tijdens de uitvoering van het werk dan is dat veel werk. Maar als de ondernemer aantoonbaar aan het urencriterium voldoet, levert hem dat een belastingvoordeel op dat het urenschrijven ruimschoots goedmaakt: het levert goed betaalde declarabele uren op.
De werknemer met een auto van de zaak die de bijtelling privégebruik auto wil vermijden moet kunnen aantonen dat hij die auto voor niet meer dan 500 kilometer voor privé gebruikt. Hij kan dat aantonen met een kilometeradministratie of anderszins; de vrije bewijsleer is hier van toepassing. De inspecteur heeft een hoge voorkeur voor een kilometeradministratie als bewijsmiddel. Dat biedt hem de meeste (digitale) controlemogelijkheden. Een correcte rittenadministratie moet inzicht bieden in alle in het kalenderjaar verreden kilometers. Een ondeugdelijke rittenadministratie kan veel geld kosten. Als er ‘gerommeld’ is met de vastlegging van het autogebruik kan de inspecteur een forse boete opleggen bij de naheffing.
De registraties van uren en kilometers wordt nog steeds zwaar onderschat door vele ondernemers en velen proberen dit achteraf te schrijven wat ten allen tijde onmogelijk is.